先進技術を駆使しお客様の新たな価値の創造を探求

番号制度対応ソリューション

番号制度への対応に必要な全てのドキュメント・システム・サービスを網羅的に用意しました。

■ソリューションの概要
・2016年1月1日より利用開始が決定しました社会保障・税番号制度(以下、番号制度)ですが、それぞれの事業者の対応作業は、実質的に各個人への番号通知が始まる2015年秋から開始されると思われます。
・昨年末に確定された「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」によれば、個人番号の厳格な管理を実施するために様々な要件の遵守が記載されています。
・対象となる全ての事業者が業務の特定を初めとして、体制面・業務面・システム面での多種多様な準備が急務となっており、発生する負荷は多大であろうと考えます。
・ベース株式会社では、アットラーニング社・大手印刷会社と連携し、これまでの金融機関・証券会社等へのドキュメント作成・要員教育・事務代行・管理システムなどなどの提供実績およびノウハウを活かして、ガイドラインに順守した番号制度の導入を支援いたします。

■ガイドラインで遵守が求められているポイント
・番号制度では、顧客の個人番号を取り扱う事務において、特定個人情報の適正な取扱いを確保するため、『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン』等により規定、制約、制限が定められており、厳守しなければなりません。

■提供するソリューション
・番号制度導入にあたって、要求される事項は多く、事業者にとって作業負荷・費用負荷は多大であろうと予想されています。必要とされる物・サービスを網羅的にご提供することにより、負荷などの軽減に寄与していきたいと思っております。

◇ドキュメント
・個人番号取得キット
2016年1月より従業員または顧客などから個人番号の取得が開始できます。
従業員または顧客に個人番号の告知を依頼する書類群(キット)を送付し、協力を要請します。利用目的を明示し、法律が要求する本人確認書類を受け取り、個人番号を登録する必要があります。
法的要件を充足し、解り易さを考慮した個人番号取得キットを用意しました。

・取扱方針/規程案
ガイドラインによれば、事業者は「特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組む」ために基本方針を、「特定個人情報等を取り扱う体制の整備及び情報システムの改修等」を行うために取扱規程を策定する必要があるとされています。
経営環境、業務内容、事業規模、既存の規程体系、利用システムなどの諸条件によって方針/規程を整える必要があります。
法律が要求する要件を具備した個人番号取扱の方針案/規程案を用意しました。

・印刷&発送
本年秋に国内の全ての居住者へ通知カードが送付され、事業者・金融機関・保険会社・証券会社などが個人番号取得キットの送付が始まります。
個人番号取得キットの一部の印刷物では、顧客や従業員の個人情報(氏名・住所等)を お預かりし、印刷します。
万全なセキュリティ体制を構築した作業環境にて、全工程を一貫処理 しておりますので、安心してお任せください。各工程にて、各種品質検査の実施や作業ログの取得など、製品の安全性と品質を維持する 品質保証体制を構築しています。
尚、多くの企業様より、同時期に大量の印刷発注が集中することが予測されます。 円滑なサービス提供を実現する体制を整備しておりますが、資材・設備に限りがございますので、早期のご相談・ご発注をお勧め致します。

◇担当者教育
・自習用問題集、e-learning
ガイドラインでは、個人番号事務取扱者への教育を必須としています。
法律が要求する具体的な手続、禁止されている行為、厳しい罰則規定など習得すべき事柄は多岐に亘ります。
教育教材として、自習用問題集(紙ベース)とe-learning(インタネットベース)を用意しました。
e-learningを利用すると、管理者は各取扱者の習得状況などを確認できます。

◇番号管理
・特定個人番号管理システム
個人番号はガイドラインにより厳格な安全管理措置が求められています。
正確な利用状況の把握と不要になった際の速やかな情報廃棄のため、それぞれの業務システムからは独立した個人番号管理システムを用意しました。
将来的にも個人番号の利用領域は拡大し、多くの業務システムとの連携が想定されますので個人番号管理の独立性は重要でしょう。
グループ内の関連会社・保険組合等との共用も可能です。
・提供機能
アクセス管理、データ連携、登録事務支援、書類不備管理、 個人情報管理・照会・登録、個人情報の暗号化、証跡管理、 廃棄管理、稼働状況統計

◇番号取得・廃棄
・事務代行
ガイドラインによれば、個人番号取扱については、事前に設定した個人番号取扱の方針/規程に沿った事務、情報漏えいなどに対応した取扱環境、教育された取扱者を用意する必要があります。
2016年1月より個人番号の取得が開始されますが、イベントに応じて必要な時期が決められます。1月早々に必要になるケースもあり、短期間で大量の番号登録が望まれます。
外部のセイフティな事務センターを活用した個人番号の取得・管理・廃棄などの事務代行サービスを用意しました。
2016年1月からの大量処理に応じるための短期利用にも恒常的な長期利用にも対応できます。

・お問合せ対応
番号制度について告知を依頼された個人の方々は、様々な疑問をお持ちになると想定しています。
お送りする個人番号取得キットでの情報を前提として、お問合せなどにお応えするコールセンターサービスを用意しました。

◇周知・研修
・セミナー・研修
番号制度は個人番号の重要性、管理の厳格さ、詳細な取扱基準などが特長であり、事業者はそのような内容を取り入れた方針/規程を定める必要があります。
策定した方針/規程を会社内で周知徹底するためには、セミナー・研修会などの開催が有効です。
事業者のご要望に応じたセミナー・研修会の開催ができますのでお問合せください。

◇導入準備
・導入プロジェクト計画策定コンサルティング
番号制度の対応にあたっては、個人番号の利用を原点として組織、要員、システム、規程類、委託先などの多様な準備を計画立てて行う必要があります。
事業者のご担当者と導入プロジェクト計画の策定についてご支援する用意があります。
ご担当者が策定された導入プロジェクト計画についてレビュー&評価することも可能です。

◆想定されるスケジュール
・2016年1月から開始される個人番号取得開始までの準備期間は作業量などと比較すると決して十分とは言えず早急な対応方針の御検討が必要であろうと推量します。

ご提供開始時期
本年4月より
・個人番号取得キット
・取扱方針/規程案
・自習用問題集
・e-learning(コンテンツ)

本年7月より
・特定個人情報管理システム

お気軽にお問い合わせください。 TEL 03-5207-5112 9:00 ~18:00 (土・日・祝日・年末年始除く)

  • facebook
PAGETOP
Copyright © ベース株式会社 All Rights Reserved.